Zafascynowani tabelkami

Coraz bardziej istotne staje się obecnie pytanie, jak walczyć w organizacjach z wszechobecnymi tabelkami (większość czasu pracownicy spędzają na wypełnianiu różnorodnych tabel), aby nie przygniotły energii pracowników do działania? Te tabelki wydają się być ulubionym narzędziem zarządzania w organizacjach, narzędziem zgubnym, bo … tak naprawdę, w nadmiarze bardzo często działają kontraproduktywnie dla realizacji strategii firmy, choć założenie zwykle jest pozytywne – mają one wspierać egzekucję tej strategii. Jednak efektów negatywnych dla firmy możnaby tu mnożyć wiele, by wymienić tylko przykładowe: ustawiają i umacniają pracowników w roli tylko i wyłącznie wykonawców, do tego ściśle kontrolowanych; nie budują więc, a w skrajnych przypadkach nawet rujnują kulturę zaufania; wydłużają procesy decyzyjne, marnotrawią czas, a przede wszystkim tę prawdziwą kreatywność. Czas, który pewnie, gdyby był zainwestowany z takim samym nakładem w np. zastanawianie się nad klientem czy wspólne rozwiązywanie problemów, przyniósłby efekty, które w większym stopniu rzeczywiście realizowałyby strategię firmy. Z naszych doświadczeń wynika, że w rzeczywistości im słabsze efekty, tym bardziej hałaśliwie demonstruje się tabelki i tym bardziej kwitnie kreatywność tabelkowa, wg. zasady – tabelka wszystko zniesie.

Kto ma właściwie zmieniać to w organizacji? Wydaje się, że ponownie adresatem problemu jest najwyższa kadra zarządzająca, która odpowiada za styl działania firmy. Odnoszący sukcesy założyciel i prezes niemieckiej firmy meblowej Dedon – Robert Dekeyser, kiedy pracownicy chcieli mu przynosić tabelki z wynikami swojej pracy, mówił: „Ja nie potrzebuję liczb, ja czuję energię tej firmy, jak jej idzie.”

Adresatem tego problemu są również menedżerowie, którzy na własne potrzeby często proszą swoich pracowników o kolejne, „finezyjne” zestawienia. Jak pokazują badania przeprowadzone przez Massachusetts Institute of Technology wśród ponad 300 menedżerów dużych firm w USA zdecydowana większość menedżerów ma tendencję w procesie podejmowania decyzji do oczekiwania znacznie większej liczby informacji, niż mogą realnie przetworzyć i wykorzystać.

Walkę z tabelkami podejmują również czasami sami pracownicy. Jeden z uczestników szkolenia, w kontekście tzw. radzenia sobie z kompleksowością, przytoczył przykład swojego sukcesu na tym polu we współpracy ze swoim menedżerem. Kiedy miał poczucie, że została już dawno przekroczona granica przyzwoitości tabelkowej, zapytał swojego szefa: „Czy Ty masz naprawdę czas to wszystko czytać, co Ci przysyłam w tych zestawieniach?”. Na co szef otwarcie się przyznał, że: „nie”. Więc pracownik rezolutnie postawił pytanie: „Skoro Ty nie masz czasu tego czytać, ja nie mam czasu tego przygotowywać, to po jaką …”.  Odpowiedzią na to pytanie było zrewidowanie przez szefa, jakich danych rzeczywiście najbardziej potrzebuje, by móc podejmować kluczowe decyzje i wiedzieć, na ile realizowane są strategiczne cele. I to jest właściwy kierunek, który powinien obierać współczesny menedżer – upraszczać rzeczywistość zarówno swoją, jak i pracowników, a nie dodawać kolejne wiersze i kolumny.