Procedury czy kultura?

Jaki jest problem z procedurami?

• Czynią z pracowników automaty – Nie muszą przejmować odpowiedzialności, nie muszą myśleć, mają wykonywać polecenia według określonych standardów – i taka jest ich praca: przeciętna, bez fajerwerków, niesatysfakcjonująca – a błędy zdarzają się i tak.
• Zużywają energię i kreatywność pracowników – Koncentrują się na tym, by nie dać się złapać, kreatywnie kombinują, jak mimo ograniczeń w miarę sensownie wykonać pracę.
• Ograniczają osiągnięcia – System nastawiony jest na bezpieczeństwo, a nie wybitność.
• Bazują na założeniach przyjętych w momencie ich tworzenia (a często i dużo wcześniej) – Dlatego jeżeli coś się zmienia – a zmienia się cały czas i coraz szybciej – są kompletnie nieelastyczne, co ogranicza możliwości dostosowywania się firmy, albo zmusza pracowników do ich obchodzenia.
• Wymagają coraz to bardziej rozwiniętych systemów kontroli – Te systemy pożerają czas, energię i nakłady, a jedyne, co osiągają to, że pracownicy uczą się spełniać warunki pozytywnego przejścia kontroli, a nie dostarczać efektu, który w założeniu procedury miały gwarantować.

Oczywiście nie wszystkie procedury są złe.

• Dobre procedury pozwalają utalentowanym pracownikom dokonać więcej (np. przekazywanie odpowiednim osobom informacji istotnych dla ich pracy)
• Złe procedury nastawione są na zapobieganie drobnym błędom i ograniczają możliwości działania (np. wielostopniowy proces zatwierdzania prostej decyzji)

Zbyt silne zdawanie się na procedury i ich szaleńczy rozrost, widoczny w wielu firmach, prowadzi do biurokratycznego zastoju, niższej elastyczności firm i zmniejszenia potencjału osiągnięć. A co najgorsze, najczęściej nie spełnia pokładanych w proceduralizacji nadziei.

Czy zatem firma ma zaryzykować chaos i zrezygnować z systemów standaryzacji i kontroli?

Nie.

Powinna zastąpić procedury rozwiązaniem sprawdzającym się lepiej we współczesnych, kompleksowych czasach i w najbliższej przyszłości – silną i spójną z celami biznesowymi kulturą organizacyjną.

Dobrze działająca kultura określa ramy i ogólniejsze zasady działania, które są znacznie bardziej elastyczne i możliwe do stosowania w zmieniających się warunkach bez utraty integralności. Rozwija skuteczniejsze mechanizmy kontroli, które działają na poziomie zespołu (pracownicy wzajemnie naprowadzają się na właściwe sposoby działania) i na poziomie indywidualnym (pracownicy działają właściwie nawet, kiedy nikt nie patrzy).