Procedury czy kultura?
Jaki jest problem z procedurami?
- Czynią z pracowników automaty – Nie muszą przejmować odpowiedzialności, nie muszą myśleć, mają wykonywać polecenia według określonych standardów – i taka jest ich praca: przeciętna, bez fajerwerków, niesatysfakcjonująca – a błędy zdarzają się i tak.
- Zużywają energię i kreatywność pracowników – Koncentrują się na tym, by nie dać się złapać, kreatywnie kombinują, jak mimo ograniczeń w miarę sensownie wykonać pracę.
- Ograniczają osiągnięcia – System nastawiony jest na bezpieczeństwo, a nie wybitność.
- Bazują na założeniach przyjętych w momencie ich tworzenia (a często i dużo wcześniej) – Dlatego jeżeli coś się zmienia – a zmienia się cały czas i coraz szybciej – są kompletnie nieelastyczne, co ogranicza możliwości dostosowywania się firmy, albo zmusza pracowników do ich obchodzenia.
- Wymagają coraz to bardziej rozwiniętych systemów kontroli – Te systemy pożerają czas, energię i nakłady, a jedyne, co osiągają to, że pracownicy uczą się spełniać warunki pozytywnego przejścia kontroli, a nie dostarczać efektu, który w założeniu procedury miały gwarantować.
Oczywiście nie wszystkie procedury są złe.
- Dobre procedury pozwalają utalentowanym pracownikom dokonać więcej (np. przekazywanie odpowiednim osobom informacji istotnych dla ich pracy)
- Złe procedury nastawione są na zapobieganie drobnym błędom i ograniczają możliwości działania (np. wielostopniowy proces zatwierdzania prostej decyzji)
Zbyt silne zdawanie się na procedury i ich szaleńczy rozrost, widoczny w wielu firmach, prowadzi do biurokratycznego zastoju, niższej elastyczności firm i zmniejszenia potencjału osiągnięć. A co najgorsze, najczęściej nie spełnia pokładanych w proceduralizacji nadziei.
Czy zatem firma ma zaryzykować chaos i zrezygnować z systemów standaryzacji i kontroli?
Nie.
Powinna zastąpić procedury rozwiązaniem sprawdzającym się lepiej we współczesnych, kompleksowych czasach i w najbliższej przyszłości – silną i spójną z celami biznesowymi kulturą organizacyjną.
Dobrze działająca kultura określa ramy i ogólniejsze zasady działania, które są znacznie bardziej elastyczne i możliwe do stosowania w zmieniających się warunkach bez utraty integralności. Rozwija skuteczniejsze mechanizmy kontroli, które działają na poziomie zespołu (pracownicy wzajemnie naprowadzają się na właściwe sposoby działania) i na poziomie indywidualnym (pracownicy działają właściwie nawet, kiedy nikt nie patrzy).