Andrzej Stangret, Kierownik Wydziału Komunikacji Wewnętrznej i CSR w PGE specjalnie dla GFMP: Od komunikacji to jest zespół ds. komunikacji

Często zdarza się, że rozwój i doskonalenie narzędzi komunikacji wewnętrznej marginalizują ją samą.

Oczywistością jest to, że współczesne organizacje pracują bardzo często w trybie projektowym i mierzą się ze wszelkimi rodzajami zmian. Nawet jeśli organizacja pracuje w trybie procesowym, to i tak prowadzonych jest tak wiele projektów, że każdy z nich wymaga odpowiedniej komunikacji. W dużej mierze są to także przedsięwzięcia, które dotyczą sposobu wykonywania obowiązków przez pracownika. W skład zespołów projektowych wchodzą najczęściej managerowie, którzy wiedzą, że powodzenie ich działań zależy także od właściwej komunikacji. Co więcej, jeśli nie wszystko uda się osiągnąć, to najczęściej mówi się o „niewystarczającej komunikacji”.

Ponieważ potrzeb informacyjnych jest tak wiele, to naturalnie rozwijają się także narzędzia komunikacji. Zespoły ds. komunikacji ulepszają, modyfikują i w efekcie dysponują świetnie zorganizowanymi systemami wspierającymi zarządzanie informacją. Z pomocą przychodzi też postęp technologiczny i np. współczesny intranet nie jest spisem ogłoszeń i procedur, ale żyjącym, interaktywnym portalem nierzadko mającym więcej unikalnych użytkowników niż niejedna strona www.

Sprawne zarządzanie narzędziami komunikacji wewnętrznej powoduje, że managerowie „z biznesu” zaczynają postrzegać np. intranet jako źródło informacji tak samo jak portale zewnętrzne, na które wchodzą codziennie – jako coś, co dzieje się samo.

W głowach kadry managerskiej łatwo rodzi się myśl: „jest zespół ds. komunikacji, który tak sobie świetnie radzi, my współpracujemy z innymi departamentami, co znaczy, że m.in. nie wchodzimy w ich kompetencje”, czyli inaczej mówiąc: „niech zrobią mi komunikację do mojego projektu” lub „informacja o moim projekcie przecież i tak się tam pojawi, czyli komunikacja już jest”.

Nie ulega wątpliwości, że wysokie standardy i narzędzia komunikacji wewnętrznej są niezbędne do dobrego przepływu informacji. To jest baza, ale jednocześnie takie podejście kadry zarządzającej, to de facto odcięcie innych osób w organizacji od istoty informacyjnego przekazu. Właśnie wtedy szybko pogłębia się rozdźwięk pomiędzy oczekiwaniami, poziomem wiedzy i zaangażowania ludzi tworzących projekty/zmiany a samymi pracownikami.

Dokładnie dlatego managerowie muszą być odpowiedzialni także za komunikację, co nie znaczy, że działy komunikacji umywają ręce. Wręcz przeciwnie!

Jak angażować kadrę managerską w proces komunikacji, jednocześnie stawiając pracownika w centrum zainteresowania? Co zrobić, aby każdy otrzymywał komplet informacji? Czy komunikacja jeszcze w ogóle może angażować pracowników na rzecz zmiany, czy też jest technicznym procesem wspierającym? Kto tak naprawdę musi stać się wiarygodnym generatorem i przekaźnikiem informacji, i czy mogą to być te same osoby?

O tym między innymi będziemy rozmawiać na konferencji face 2016. Udzielimy odpowiedzi na powyższe pytania jednocześnie wychodząc z propozycją ustrukturyzowania bardzo zróżnicowanej, rozproszonej i pracującej w trybie „ciągłym” kilkudziesięciotysięcznej grupy pracowników w Polsce.