Bolesne konsekwencje zapominania o pracownikach w procesie zmian – 5 największych błędów w komunikowaniu fuzji i przejęć

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Powodzenie zmian, w tym fuzji i przejęć, zależy przede wszystkim od zaangażowania pracowników. Choć dla wielu zarządzających nie jest to żadna nowość, to niestety zbyt wielu z nich nadal zbyt często o tym zapomina.

Podczas zmian, które stały się właściwie nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej organizacji, konieczne jest, by wszystko, co tylko możliwe w takiej sytuacji w firmie, działało jak najlepiej i łagodziło ewentualne, bo nieprzewidziane negatywne konsekwencje tych zmian. Właśnie wtedy, gdy wiele dotychczas funkcjonujących struktur i procesów firmy podlega nierzadko rewolucyjnym przeobrażeniom i których planowaniem na bieżąco zajęci są zarządzający, efektywne działanie firmy spoczywa głównie na barkach ludzi w niej pracujących.

W ostatnim czasie mogliśmy śledzić w mediach doniesienia o licznych fuzjach i przejęciach. Dużo mówiono i pisano, jakie z tych połączeń wynikną zalety dla firmy i klientów: np. większa dostępność dla klienta, stabilność finansowa, czy wprowadzanie innowacyjnych technologicznych rozwiązań. Zamiast, po prostu, że  m o g ą  wyniknąć. Bo sam fakt ich zaplanowania przez zarządzających, wcale nie oznacza ich realizacji. Bo to, co zaplanowano, to tak właściwie jest niczym innym, jak teorią, a dopiero to, co faktycznie zrealizowano, staje się rzeczywistością. To, co wynika z obecnego i to, co będzie wynikać z przyszłego (po zmianach) funkcjonowania firmy – właśnie faktyczna realizacja, zależy bezpośrednio i przede wszystkim od zaangażowania pracowników.

Z a p o m i n a n i e  przez zarządzających o konieczności szczególnego dbania o zaangażowanie pracowników w trakcie zmian, bo jest się tak bardzo samemu nimi zaabsorbowanym, jest niczym innym, jak  przysłowiowym strzałem we własne kolano.

W tym kontekście warto przypomnieć kilka zasad komunikacji, które pomagają firmom lepiej przechodzić przez okres zmian. W swoim artykule All together now, Barbara Fagan-Smith na przykładach pokazuje, jakie niebezpieczeństwa dla firm wynikają z braku zaangażowania pracowników w proces zmian – chociażby dzielenie się swoją niechęcią do organizacji w mediach społecznościowych (o jednym z tych przykładów również pisaliśmy na naszym blogu). W szczególności łatwo jest o nieprzychylne nastawienie w przypadku, gdy firma zbyt późno zaczyna informować o planowanych zmianach, gdy z różnych stron pojawiają się sprzeczne komunikaty, a ogólne zamieszanie i niepewność ogarniają pracowników, powodując strach, spekulacje i plotki.

Dlatego też, autorka zwraca uwagę, że do sprawnego i efektywnego przeprowadzania procesu zmian niezbędne jest zapraszanie pracowników wszystkich szczebli do każdego z ich etapu i do współudziału w tworzeniu nowej firmy. Ponadto Fagan-Smith przestrzega również przed popełnianiem błędów, takich jak:

Bycie zbyt zajętym, by stworzyć plan komunikacji. Ponieważ w momencie przejęcia lub fuzji, często sprawy dzieją się w szalonym tempie – łatwo jest wtedy o pomyłkę lub nieprzemyślany komunikat, które łatwo mogą wywołać skandal.

Próby radzenia sobie samemu. Zarządy, często odpowiedzialność za zakomunikowanie fuzji lub przejęcia nakładają jedynie na działy komunikacji lub HR. Ważne jest tu jednak, by działy komunikacji, czy HR miały wsparcie w postaci zewnętrznych partnerów (konsultantów z zewnętrznych firm, dobrze wdrożonych w projekt zmiany) – przy czym nie chodzi tu o cedowanie całej odpowiedzialności za realizację komunikacji na tych partnerów, co jest dosyć popularną praktyką, lecz o bezpośrednie komunikowanie przez kompetentne osoby wewnątrz organizacji, ponieważ pracownicy oczekują, że tak ważne informacje zostaną im przekazane (i wyjaśnione) bezpośrednio przez ich przełożonych i zarządzających, a nie przez kolorowe plakaty i artykuł ze zdjęciami w firmowej gazetce.

Brak spuszczania pary. Milczenie w stosunku do pracowników, nieinformowanie ich jest jedną z najgorszych rzeczy. Gdy brakuje informacji, pracownicy szybko zapełniają te luki plotkami i spekulacjami.

Ignorowanie menedżerów. W czasie zmiany pracownicy oczekują od swoich kierowników wskazówek. Jeżeli pracownicy nie widzą u swoich przełożonych zaangażowania, sami też się nie zaangażują w zmianę.

Brak współpracy międzydziałowej. W trudnym, stresującym czasie, jakim jest proces zmian powstawać mogą różnego rodzaju konflikty pomiędzy działami, wynikające z braku dialogu na temat obecnego stanu, celów firmy, czy osiągnięć. Sprawia to, że zarówno do pracowników, jak i na zewnątrz organizacji trafiają różnego rodzaju, często sprzeczne komunikaty.

Ważne jest stałe pamiętanie, jak duże znaczenie ma zaangażowanie pracowników na szybkie i skutecznie planowanie i wdrażanie zmian oraz jak jego brak może przełożyć się na porażkę, a czasem również na straty firmy. Istotne jest również uświadomienie sobie, że zaangażowania nie można sobie „kupić” na jakiś czas, lecz jest to proces długotrwały, oparty w dużej mierze na zaufaniu, które powinno być zakorzenione w kulturze organizacyjnej.

———————————————————————————————–

Barbara Fagan-Smith jest założycielem i prezesem ROI Communication – uznanej firmy doradczej, wspierającej organizacje w rozwijaniu efektywności komunikacji korporacyjnej oraz w mierzeniu jej biznesowych rezultatów. Była gościem specjalnym konferencji face w 2011 roku.

Zobacz też wywiad z Barbarą Fagan-Smith na naszym blogu.