3 proste sposoby na lepszą komunikację

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Na pytanie, jak poprawić komunikację wewnętrzną w firmie nie da się łatwo odpowiedzieć bez porządnej diagnozy. Drugim krokiem powinna być przemyślana strategia komunikacji uwzględniająca cele biznesowe, potrzeby odbiorców i spójne wykorzystanie narzędzi komunikacji w połączeniu z komunikacją kierowniczą. Ale jeżeli chcemy zwiększyć docieranie z informacjami i sprawić, żeby podejmowane działania były choć odrobinę bardziej skuteczne, to bazując na najczęstszych bolączkach komunikacji firmowej, warto rozważyć 3 proste zalecenia.

#1 Pisz o tym, co będzie, a nie o tym, co było

Pracownicy albo dobrze wiedzą, co było, albo było to w innym obszarze firmy i bardzo mało ich to obchodzi. Po co tracić czas, którego najczęściej nie mają w nadmiarze. Co jest dla nich ważne? Oni sami i ich przyszłość, czyli realizacja potrzeby bezpieczeństwa: „wiem lepiej co może mnie spotkać” i „wiem, że ci na górze mają jakiś plan”. Oczywiście, że łatwiej jest przekazywać relacje, bo to pewne, często jest gotowa prezentacja a nawet zdjęcia. Oczywiście, że część komunikacji siłą rzeczy musi być post factum. Ale postarajmy się dotrzeć do projektów, które są właśnie szykowane, celów i planów, wyzwań, którymi zajmować się będzie firma – to trudniejsze, ale ciekawsze.

#2 Odpowiedz na pytanie „No i co z tego?”

Jeżeli za informacją nie stoi żaden cel w stosunku do odbiorcy, to jest to tylko paplanina, na którą szkoda czasu tak nadawcy jak i odbiorcy. Pracownicy dobrze wiedzą, że znaczna część komunikacji korporacyjnej zalicza się do tej kategorii. Oszczędźmy sobie pracy, z której nic nie wynika, a zamiast tego przed opublikowaniem czegokolwiek, zadajmy sobie pytania: Po co o tym piszemy? Co ma się zadziać po tym, jak pracownik to przeczyta? Co to oznacza dla przeciętnego pracownika? A następnie wypowiedzmy to wprost i wyróżnijmy – to sygnał dla odbiorcy, że to źródło zawiera istotne informacje, nie jest pisane aby pisać, że ktoś o nim myśli.

#3 Zmniejsz natężenie korpomowy

Nie chodzi tylko o żargon, który też szkodzi, bo buduje mur między nadawcą a odbiorcą. W większym stopniu chodzi jednak o pustkę treściową nadrabianą zgranymi frazami i laurkowy ton. Nuda i przewidywalność treści artykułu o wyróżnieniu firmy lub sukcesie działu nie zachęcają do czytania. Nie budują też dumy – raczej wzruszenie ramion a w najlepszym razie ironiczny uśmieszek. Emocje są wskazane, ale dlaczego zawsze to musi być przesłodzony zachwyt godny wiernego linii ideowej propagandzisty? Może dlatego, że to często artykuły autora zorientowanego na autopromocję? I znowu tak jest łatwiej, ale nie lepiej. Ograniczmy to, na ile się da, spróbujmy wychodzić poza schematy sztywnej, oficjalnej komunikacji w kierunku kreatywności i – tak, czemu nie – odrobiny prowokacji. Warto pomyśleć, że piszemy do naszych kolegów i koleżanek, a nie abstrakcyjnych bytów.

writersblock

Oczywiście nawet wprowadzenie tych trzech prostych zaleceń nie jest proste. Aby pisać o przyszłości, trzeba mieć dostęp do takich informacji. Aby dodać wyjaśnienia, trzeba mieć zgodę na bycie kimś więcej niż tylko posłańcem. Aby pozbyć się korpomowy, trzeba mieć pewną dozę autonomii i zaufania ze strony zarządzających oraz wpływ na autorów.

W tym wszystkim pomóc może strategia komunikacji wewnętrznej, która pozwala budować pozycję działu komunikacji oraz przekonywać odwołując się do ustalonych celów i zasad. To oznacza, że musi być bardzo dobrze przygotowana i wewnętrznie sprzedana, a to oznacza konieczność posiadania mocnych argumentów, czyli najlepiej wyników diagnozy.

Czyli wracamy do początku – łatwych rozwiązań nie ma. Warto jednak zmieniać komunikację w takim zakresie, w jakim się da, a jednocześnie pracować nad stworzeniem warunków do istotnej zmiany.